Rozpoczynamy naszą kampanię informacyjną dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
To pierwszy, ogólny mail z cyklu wiadomości, które będziemy regularnie przesyłać, aby pomóc Państwu przygotować się do wdrożenia nowego obowiązku.
W kolejnych wiadomościach będziemy szczegółowo omawiać poszczególne etapy i kwestie praktyczne związane z KSeF.
Nasze wsparcie przy wdrożeniu KSeF jest całkowicie bezpłatne.
Pomagamy Państwu krok po kroku – od rejestracji w systemie po konfigurację programu do fakturowania.
Z każdym z Państwa będziemy kontaktować się indywidualnie, aby pomóc w:
- założeniu dostępu do KSeF,
- nadaniu odpowiednich uprawnień dla pracowników i Biura Rachunkowego BRWG,
- sprawdzeniu poprawności konfiguracji systemu.
Całość procesu wdrożenia planujemy zakończyć do końca grudnia 2024 r., tak aby każdy z Państwa mógł spokojnie i bez pośpiechu przygotować się do obowiązkowego uruchomienia KSeF.
Na początek kilka faktów na temat KSEF:
Od 2026 roku wszystkich przedsiębiorców – zarówno VAT czynnych, jak i zwolnionych – obejmie Krajowy System e-Faktur (KSeF).
KSEF to platforma Ministerstwa Finansów, która zastąpi papierowy i mailowy obieg faktur.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych w formacie XML.
Faktury w KSeF otrzymują unikalny numer identyfikacyjny nadany przez system.
Ważne!
System dotyczy wszystkich podatników prowadzących działalność gospodarczą w Polsce — zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych.
Kluczowe daty:
1 lutego 2026 r. – start systemu KSeF dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł).
Od tego dnia wszyscy przedsiębiorcy będą otrzymywać w KSeF swoje faktury kosztowe wystawiane przez największe podmioty (np. Orlen, PGE, operatorzy telekomunikacyjni).
Oznacza to, że każdy z Państwa musi być gotowy do odbioru faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r.
1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych przedsiębiorców.
Jak wdrożyć KSeF – krok po kroku:
1. Weryfikacja – sprawdź, czy Twój program do fakturowania obsługuje KSeF.
2. Rejestracja w KSeF – zaloguj się przez Aplikację Podatnika KSeF za pomocą profilu zaufanego.
Warto wiedzieć, że procedura nadawania dostępu wygląda inaczej dla jednoosobowych działalności (JDG), a inaczej dla spółek:
a) w przypadku JDG dostęp nadaje właściciel firmy logując się osobiście do systemu
b) w przypadku spółek pierwszym krokiem jest powołanie tzw. KSeF Mastera (osoby zarządzającej dostępami w systemie) poprzez złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego.
Dopiero po tym etapie możliwe będzie nadawanie uprawnień kolejnym osobom i biuru rachunkowemu. W kolejnych wiadomościach opowiemy o tym szerzej i pomożemy Państwu wypełnić formularz ZAW-FA.
Już dziś w udostępnionym Informatorze KSeF 2026 znajdą Państwo więcej informacji na ten temat.
3. Token dostępowy – wygeneruj token i przekaż go swojemu Biuru Rachunkowemu (z uprawnieniem „dostęp do faktur”).
4. Konfiguracja programu – połącz system fakturowania z KSeF i wykonaj próbne wysyłki.
5. Ustalenie obiegu dokumentów – to bardzo ważny etap, zwłaszcza w przypadku faktur kosztowych.
Nie wszystkie faktury pobrane z KSeF są od razu księgowane – przed zaksięgowaniem, ale już po ich pobraniu z KSeF, konieczne jest ich opisanie i zatwierdzenie na przykład poprzez platformę SaldeoSmart.
Jak dokładnie ten proces powinien wyglądać – będziemy o tym szerzej informować w kolejnych komunikatach.
Powyższe wdrożenia należy wykonać do końca 2024 aby mieć pełną gotowość na 1 lutego 2026 r. – od tej daty faktury zakupowe będą widoczne w KSeF, dlatego każdy podatnik musi mieć już aktywny dostęp do systemu.
W następnych wiadomościach będziemy szczegółowo omawiać każdy z powyższych kroków – krok po kroku wyjaśnimy, jak je wykonać, jakich narzędzi użyć i na co zwrócić uwagę.
Saldeo Smart – w pełni gotowe do KSeF
Z przyjemnością informujemy, że nasza platforma Saldeo Smart jest już w pełni zintegrowana i gotowa do obsługi KSeF.
Dzięki niej można:
wystawiać faktury sprzedaży,
wysyłać je bezpośrednio do KSeF,
odbierać i przeglądać faktury kosztowe z KSeF. W Saldeo faktury automatycznie codziennie pobierają się z KSEF.
Jeśli Twój obecny program do fakturowania nie obsługuje KSeF lub wystawiasz faktury ręcznie (np. w Excelu lub na papierze), nasze biuro udostępnia system Saldeo Smart, który umożliwia pełną obsługę fakturowania i komunikację z KSeF w jednym miejscu.
Zachęcamy do kontaktu w celu aktywacji dostępu lub krótkiego szkolenia z obsługi platformy.
Pomoc przy wdrożeniu i konfiguracji Saldeo Smart w ramach KSeF również jest bezpłatna.